Интегрированные системы обработки данных (ИСОД) - Принципы создания

Основные принципы ИСОД включают:

  • четкое распределение всей технологии работ планирования и управления на творческие операции;
  • формализацию рутинных механических операций и разработку подробных процедур их реализации в виде инструкций, алгоритмов и машинных программ;
  • централизацию обработки данных в специально выделенном структурном звене управления, что позволяет наиболее рационально использовать средства вычислительной и организационной техники, а также внедрить наиболее прогрессивные формы организации труда счетно-конторского персонала, в том числе кооперационное разделение труда;
  • организацию единого, централизованного нормативно-справочного хозяйства в ведении аппарата обработки данных, что устраняет разнохарактерность, а зачастую и противоречивость нормативных данных, которыми пользуются различные функциональные службы управления (единое нормативное хозяйство может также стать базой организации развитой системы памяти для хранения базовых и справочных данных);
  • реализацию принципа однократного ввода данных в ИСОД с их последующим многоцелевым использованием при проведении различных расчетов;
  • рационализацию документооборота, включая упорядочение маршрутов движения документов и построение схемы документооборота с учетом прохождения документов через «фильтр» обработки в специальном структурном подразделении управления, а также упрощения документальных форм;
  • высвобождение аппарата, подготавливающего исходные данные (первичные документы), от операций, связанных с поиском и занесением в бланки документов каких-либо справочных или расчетных данных;
  • всемерное избавление квалифицированных сотрудников аппарата планирования и управления от «черновой» работы, связанной с подготовкой промежуточных документов, расчетами производственных показателей, поиском и предварительной обработкой справочных данных и оформлением конечных результатов.

В соответствии с этими принципами организуется весь процесс деятельности аппарата управления и строится схема документооборота.

Процесс функционирования ИСОД сводится к точному и строго установленному взаимодействию различных подразделений аппарата управления и службы обработки данных.

Создание группы (центра) обработки данных существенным образом повлияет на характер работы всех уровней управления промышленного предприятия. Это выразится в том, что первичные звенья управления будут освобождены от предварительной обработки и ввода данных для последующей обработки. Кроме того, в условиях ИСОД сократится объем фиксируемых данных, так как представится возможность централизованного хранения постоянных реквизитов. В свою очередь работники отделов заводоуправления будут освобождены от работы по расчету аналитических показателей и заполнению форм документов. Их функции — планирование, контроль и анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Создание единого центра обработки данных существенно повлияет и на организацию и структуру документооборота. Это выразится в том, что вся исходная документация из производства в заводоуправление будет приходить не непосредственно, а через «фильтр» обработки данных; произойдет изменение маршрутов движения документов; изменятся формы представления исходных данных (в связи с унификацией, рационализацией и комплексным использованием первичной информации); изменится соотношение между первичными, промежуточными и конечными документами.

Создание ИСОД повлияет и на организацию информационного обеспечения:

  • за счет централизации нормативно-справочного хозяйства (памяти);
  • возрастания требований к достоверности нормативных данных и своевременности их обновления;
  • повышения комплексности использования исходных данных;
  • возрастания объема мета информации.

Кроме того, создание ИСОД приведет к совершенствованию (рационализации) технологии обработки данных и организационной структуры, что выразится в унификации процедур обработки данных, углублении специализации исполнителей, в расширении возможностей применения простейшей счетной техники. С точки зрения организационной структуры изменения произойдут по линии связей между исполнителями и целыми службами, а также, что особенно важно, в соотношении профессионально-квалификационных групп управленческого персонала. Таким образом, практическая реализация ИСОД в деятельности заводоуправления предприятия обеспечивает:

  1. создание предпосылок для интеграции всех планово-экономических решений и тождественности показателей, поскольку все они базируются на одних и тех же исходных нормативно-справочных данных, хранящихся в едином центре обработки данных;

  2. повышение точности учета и сохранности материальных ценностей, поскольку непосредственные исполнители (кладовщики, учетчики и т. д.) освобождены от расчета сводных, обобщающих показателей;

  3. резкое повышение организованности управления, поскольку его работа должна соответствовать единому графику функционирования управляющей системы. Центр обработки данных выполняет в этом смысле функцию синхронизатора процесса решения всех задач управления;

  4. повышение ответственности разработчиков нормативов за их точность, поскольку все операции с нормативными данными осуществляются в единой центре техническим персоналом;

  5. рационализацию документооборота и сокращение числа данных в первичных документах, поскольку в них фиксируются только сведения фактически совершающихся событий;

  6. освобождение высококвалифицированных работников управления от механической и счетной работы.

Важное значение организация ИСОД имеет для внедрения электронной вычислительной техники (ЭВТ) в планирование и управление производством, так как предполагает создание централизованного нормативного хозяйства и формализацию всех процедур обработки данных как обязательные условия эффективного внедрения ЭВТ. По существу процесс внедрения ЭВТ в условиях функционирования ИСОД есть процесс создания электронной системы обработки данных и представляет собой внедрение ЭВМ вместо группы специалистов, выполняющих технические операции по обработке данных.

Нормативная база и формализованное описание процедур обработки данных и формирования документов являются базой внедрения электронных вычислительных машин. Кроме того, освобождение в интегрированной системе обработки данных специалистов от черновой обработки существенно облегчает преодоление психологического барьера при переходе к электронной системе обработки данных.

В условиях функционирования ИСОД в 1,5—2 раза сокращается время внедрения ЭВМ. Однако процесс организации и внедрения ИСОД связан с такими же трудностями, как и внедрение электронной системы обработки данных.

Основа реализации ИСОД в условиях конкретного предприятия заключается в использовании ее принципиальной (логической) схемы, обеспечивающей комплексную увязку всех задач планирования и управления производством. Она позволяет наиболее полно раскрывать характер разделения труда в аппарате управления, роль и место технических средств в осуществлении процедур обработки данных [2].

Разработка схемы осуществляется, как правило, в три этапа. На первом этапе строится принципиальная схема ИСОД, в которой находят отражение основные задачи, решаемые в подразделении органа управления, связи между задачами и массивами нормативно-справочных данных. На втором этапе принципиальная схема ИСОД детализируется в разрезе функций и видов управленческой деятельности. На третьем этапе строится схема формирования показателей, которая может быть представлена в виде упорядоченного по уровням графа показателей — алгоритмической сети. Построение алгоритмической сети формирования показателей создает необходимые предпосылки для подготовки организационно-технических мероприятий, связанных с реализацией ИСОД.

Принципиальная схема ИСОД включает потоки данных, которые по частоте использования разделяются на две группы — базовые и текущие.

Базовые данные, или данные долговременного хранения (многократного использования), представляют собой комплекс постоянных сведений, применяемых в реализации планово-управленческих задач на предприятии. К ним относятся:

  • данные о состоянии и использовании ресурсов (номенклатура, характеристики и наличие материалов, оборудования, рабочей силы и других ресурсов предприятия; содержание и условия взаимосвязей с поставщиками и потребителями и т. п.);
  • нормативы ведения производственно-хозяйственной деятельности;
  • конструкторско-технологические данные.

Текущие данные характеризуют различные стороны производственно-хозяйственной деятельности предприятия за конкретный отрезок времени и подразделяются на:

первичные данные, характеризующие элементарные акты производственнохозяйственной деятельности и их простые совокупности;

сводные показатели, характеризующие состояние и результаты производственно-хозяйственной деятельности по крупным разделам или за длительные промежутки времени. Основной признак этих показателей в том, что их можно получить только в результате определенной арифметической или логической обработки первичных данных.

В «Принципиальной схеме интегрированной системы обработки данных» приняты три вида условных обозначений блоков:

  • данные постоянного хранения, включающие нормативы и сведения о ресурсах;
  • расчетные операции обработки данных, результатом которых являются сводные показатели;
  • материально-вещественные операции как основные для выработки первичных данных.

Принципиальная схема интегрированной системы обработки данныхПринципиальная схема интегрированной системы обработки данных Продолжение

Принципиальная схема интегрированной системы обработки данных

В целом схема охватывает 34 основные укрупненные задачи планирования и управления на промышленном предприятии, решаемые в 9 подразделениях: отделе главного конструктора; отделе главного технолога; планово-экономическом отделе; отделе материально-технического снабжения; производственно-диспетчерском отделе; отделе главного механика; отделе труда и заработной платы; финансово-сбытовом отделе; бухгалтерии.

Особо выделены цехи и склады, реализуюшие материальные процессы. Схема имеет три символических информационных входа: конструкторской разработки изделий; учета заказов; изучения спроса.

Информационные входы схемы представляют также данные, регистрирующие приобретение материалов, отгрузку продукции, изготовление готовых деталей и изделий, выдачу материалов, получение платежей.

Информационные выходы схемы представляются потоками данных к материально-вещественным операциям, изображенным на схеме. Своеобразный выход схемы — это «ведение баланса», результаты операций которого используются для подготовки отчетности, анализа и принятия решений в новом годовом цикле управления.

Процесс обработки данных на промышленном предприятии в схеме начинается с учета заказов (47) в производственно-диспетчерском отделе. Данные учета заказов используются при планировании отгрузки (48) в финансово- сбытовом отделе и являются основой для конструкторской разработки новых изделий (1) в отделе главного конструктора.

Разработка технологических маршрутов (2) и технико-экономических нормативов (11) производится технологическим отделом, где осуществляется также расчет потребности в оборудовании (3). Технико-экономические нормативы организуются в картотеку и хранятся в памяти системы.

Картотека технико-экономических нормативов используется в большинстве отделов заводоуправления. Так, в планово-экономическом отделе (ПЭО) нормативы используются при обосновании плана производства (13), который строится на основе изучения спроса (46) и с учетом плана оргтехмероприятий (4). При планировании себестоимости (5) наряду с технико-экономическими нормативами (12) ПЭО используются также планы обеспечения, разработанные в других отделах заводоуправления.

Особенно велика роль упорядоченных массивов данных долговременного хранения в работе производственно-диспетчерского отдела. Здесь на основе технико-экономических нормативов (12) и производственной программы (13) осуществляется оперативно-календарное планирование (17). Контроль запасов детален (25) на промежуточных складах ведется на основе картотеки деталей на складе (65).

Отдел материально-технического снабжения, используя технико-экономические нормативы (12) и исходя из плана производства (13), определяет потребность в материалах на программу (14), что составляет основу для разработки сводной заявки на материально-техническое снабжение (8). На основе выделенных по заявке фондов разрабатывается график поставки материалов (22) и рассчитываются нормы запасов материалов (9), которые вводятся по отдельным позициям в картотеку материалов (67). Эта картотека используется в течение года для контроля состояния запасов (10) на базе данных учета движения материалов (61).

Основные данные для планирования труда и заработной платы (27), помимо плана производства (13), поступают из картотеки технико-экономических нормативов (12) и картотеки личного учета (43), по которым определяются численность основных рабочих и данные о наличии численности работников в нужных разрезах. Рассчитанный исходя из нормативов трудоемкости план по труду согласуется с планом организационно-технических мероприятий (4). Для учета труда (29) используются те же базовые данные, т. е. картотека нормативов (12) и картотека личного учета (43).

Организация обслуживания оборудования осуществляется отделом главного механика, где сосредоточен учет движения оборудования (28) и планирование ремонтных работ — разработка графиков планово-предупредительных ремонтов (20). Выполнение этих расчетов связано с использованием картотеки оборудования (19), а результаты их применяются при определении потребности в оборудовании (3) и при учете основных средств (44).

Блок учета основных средств расположен в разделе бухгалтерского учета. Здесь же показаны: расчет заработной платы (30), исходя из данных учета труда (29), выпуска продукции (32), (34) и картотеки личного учета; бухгалтерский учет материалов (15) —по данным о приобретении и выдаче материалов (60), (68); учет себестоимости на основе технико-экономических нормативов (12), данные о заработной плате (30), учет материалов (15) и основных средств (44).

По данным о приобретении материальных ресурсов (60) подготавливаются счета к оплате (75). Итоговым блоком учета хозяйственной деятельности предприятия является ведение баланса (45), который рассматривается как выход системы обработки данных.

Довольно крупный раздел в схеме обработки данных представляют технические операции по обслуживанию финансово-сбытовой деятельности предприятия. Эти операции охватывают целый ряд блоков, рассмотрение которых целесообразно начать с блока «Изучение спроса». Изучение спроса на продукцию предприятия (46) — один из информационных входов системы, который представляет данные, необходимые для разработки плана производства. На основе плана производства продукции разрабатывается план реализации (46) как один из основных для разработки финансового плана (42), учитывающего затраты на производство, необходимые запасы сырья и незавершенного производства, готовой продукции. На основе финансового плана осуществляются кредитные операции (56). Для обеспечения сбыта продукции предприятие разрабатывает планы отгрузки продукции (48) и осуществляет учет отгрузки (63) для контроля запасов готовой продукции на складе (39). Исходя из данных об отгрузке продукции (50), оформляются расчетно-платежные документы (60), направляемые потребителю и в банк.

Рассмотренная схема охватывает лишь технические операции обработки данных. Задачи принятия решении в схеме не показаны, но подразумевается, что функции принятия решений остаются за теми отделами, в рамках которых показан тот или иной расчет.