Методы исследования информационных потоков - Анализ формулируемой информации

Методика построения схемы потоков информации (по оперативному управлению цехом).

Прежде всего на основании анализа производственной структуры управления и внешних связей предприятия устанавливают:

  • все источники и приемники информации, т. е. возможное распределение потоков информации в пространстве;
  • распределение структурных подразделений по уровням управления;
  • направления материальных потоков;
  • степень взаимосвязи структурных подразделений.

Затем в каждом структурном подразделении определяют:

  1. виды информации, получаемой и образующейся в подразделениях и передаваемой в другие подразделения;
  2. характер взаимосвязи между структурными подразделениями по видам информации;
  3. структурные подразделения, участвующие в осуществлении каждой функции управления;
  4. группировку отдельных видов информации по функциям управления или управленческим работам;
  5. характер использования поступаемой и образуемой информации в каждом подразделении;
  6. взаимосвязь и взаимозависимость отдельных видов информации;
  7. виды носителей информации;
  8. маршруты прохождения информации по структурным подразделениям.

После этого, располагая указанными данными, оформляют схему потоков информации по каждой из функций управления (рис. 2.12).

По строкам располагается весь выявленный перечень видов информации, по столбцам — наименования структурных подразделений.

Структурные подразделения группируются по уровню управления и располагаются в порядке подчиненности слева направо. Смежные подразделения располагаются в соответствии с направлениями материальных потоков. Например, кладовая заготовок цеха поставщика располагается слева от структурных подразделений данного цеха, а кладовая готовых деталей цеха-потребителя — справа. Места прохождения информации соединяют линиями со стрелками, указывающими направление потоков.

Рис. 2.12. Схема потоков информации по оперативному управлению цехом

Обозначение на схеме:

Виды носителей информации:

 документированный устный (память человека). Информационные процессы;

 - образование;

 - использование для справок и утверждения;

 - использование для образования производной информации;

 - взаимосвязь потоков информации (исходной и производной).

Источники и приемники информации: участок механической обработки:

1 — рабочее место; 2 — контрольное место; 3 — сменный мастер; сборный участок: 4 — рабочее место; 5 — контрольное место; 6 -- сменный мастер; участок обслуживания: 7—механик цеха; 8 —энергетик цеха; 9 — службы цеха; заводоуправление: 15 — диспетчер; 16—ПДО; 17 — ПЭО; 18 — директор.

Виды сообщений:

Плановое:

П1 — производственный план на квартал с разбивкой по месяцам,

П2 — планы-графики по участкам,

П3 — сменное задание рабочему;

Учетное:

У1 — учет индивидуальной выработки,

У2 — рапорт о выполнении плана за сутки;

По возмущениям:

В1 — предупреждение о браке,

В2 — извещение о продолжительности ремонта оборудования,

В3 — информация о неисправности оборудования,

В4 — информация о продолжительности ремонта оборудования;

По корректировке планов:

К1 изменения суточного графика сдачи;

К2 — требование ускоренной подачи.

После разметки на схеме маршрутов прохождения информации по каждому виду информации в местах ее возникновения (в пределах рассматриваемой системы управления) устанавливают используемые виды исходной информации. Если информация формируется на основании натуральных измерений (первичного учета), то исходная информация может отсутствовать.

Взаимосвязанные виды потоков исходной и производной информации соединяются штриховыми линиями в пределах данного столбца (структурного подразделения), где формируется производная информация.

На этом построение схемы заканчивается и начинается проверка правильности ее заполнения и анализ потоков порождаемой в каждом структурном подразделении информации.

Анализ схемы. При анализе информационную модель целесообразно дополнить наглядными таблицами, отражающими в основном количественные характеристики — частоту возникновения, информационные емкости, объемы и плотности сообщений.

Анализ использования информации по всей таблице позволяет выявить ее повторяемые и излишние виды. На основании этого можно сократить и упростить потоки информации, в том числе и документооборот, устранив неоправданное дублирование информации и произведя унификацию форм документов.

Необходимо учитывать, что основная масса информации передается (и образуется) в устной форме. Но объем информации, содержащейся в устном сообщении, как правило, выше того уровня, который необходим для управления за счет избытка призначной информации. Поэтому следует учитывать лишь ту информацию, которая требуется принимающему ее подразделению для определения состояния объекта управления и выработки управляющего воздействия. Чаще всего для этой цели достаточна информация о месте, причинах и времени события.

Проведя анализ всех документов и устных сообщений, нетрудно определить объем потока информации в разрезе функций управления и структурных подразделений, степень их загрузки и провести целый ряд других исследований систем управления производством.

Метод позволяет получить сведения о всей информации, порождаемой в процессе производства, и может быть использован в основном в производственных звеньях.