Предпроектная стадия работ по созданию АСУП - Обследование предприятия

 

Предпроектная стадия создания АСУП заключается во всестороннем обследовании системы управления с целью выработки решений по совершенствованию управления предприятием. Обследование проводится по заранее разработанной программе.

Программа обследования

Программа обследования представляет перечень вопросов, ответы на которые достаточно полно характеризуют производственно-хозяйственную деятельность предприятия в целом и отдельных его подразделений и способствуют определению основных параметров АСУП. Содержание программы определяется характером объекта обследования и задачами разработки АСУП. Данные, полученные в результате обследования, служат основой для:

  • разработки рекомендаций по совершенствованию существующей системы управления без применения технических средств и ЭВМ;
  • выработки решения о составе задач, подсистем и подразделений, охватываемых АСУП;
  • составления технического задания на создание АСУП.

Обследование организационной структуры предприятия заключается в изучении основных технико-экономических характеристик предприятия и его организационной структуры с целью выработки рекомендаций по совершенствованию последней.

В процессе обследования определяются характер и масштабы производства предприятий в целом и его подразделений, число ступеней иерархии управления и общая структура производства и управления на предприятии.

Обследование организационной структуры производится одновременно с обследованием функциональной структуры путем выявления соответствия организационной структуры функциям планирования, учета и контроля, выполняемым на разных уровнях иерархии.

Результаты обследования оформляются в виде текстового материала, в котором указываются все выясненные в процессе анализа недостатки существующей организационной структуры и пути их устранения.

Обследование функциональной структуры

Обследование функциональной структуры предприятия заключается в изучении функций управления, выполняемых в структурных подразделениях отдельными должностными лицами, с целью выработки рекомендаций по Упорядочению последовательности выполнения и содержания функций управления, их границ и взаимосвязей.

Обследованию подвергаются функции, выполняемые в процессе управления как заводскими подразделениями, так и внутрицеховыми. Выясняются:

  • перечень, порядок и периодичность выполнения функций по каждому подразделению и отдельными должностными лицами;
  • количество занятых людей при выполнении функций управления, их образование, должностные оклады;
  • время, затрачиваемое работниками на выполнение функций и отдельные работы;
  • существующие технические средства, применяемые на предприятии для выполнения различных функций и отдельных работ;
  • имеющиеся на предприятии должностные инструкции и различного рода положения о правах и обязанностях подразделений и должностных лиц.

Сбор данных о выполнении отдельных функций управления производится путем заполнения специальных форм (табл. 3.1), которые заполняются работниками, проводящими обследование.

Выполнение отдельных функций, по которым затруднительно представление данных в табличной форме, отражается в виде текстового материала.

Таблица 3.1 Характеристика функций управления

Наименование функций или задач

Основная должностная функция (наименование)

наименование отдельных операций (переходов)

кто выполняет

средство выполнения

трудоемкость,

мин

примечание

1

2

3

4

5

Для получения более полной информации о выполняемых каждым работником управления функциях и определения их загруженности производится опрос работников. Результаты опроса отражаются в табл. 3.2.

Опросные листы должны заполняться самими работниками управления.

Одновременно собираются имеющиеся должностные инструкции и положения о правах и обязанностях подразделений и должностных лиц.

Обследование состояния механизации и автоматизации управленческого труда проводится путем сбора данных о составе оборудования МСС, ИВЦ и других подразделений по следующей примерной форме (табл. 3.3).

Результаты обследования и выводы оформляются в виде текстового материала с приложением всех необходимых таблиц. В описании указываются выявленные недостатки функциональной структуры с соответствующими обоснованиями и пояснениями их, даются направления и рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Обследование потоков и состава информации

В процессе обследования производится: уточнение применяемой терминологии с целью обеспечения смыслового единства информации; определение объемов формируемой и используемой информации для принятия решений о способах автоматизированной обработки данных; разработка схемы документооборота и модели информационных связей предприятия.

Состав, содержание и последовательность выполнения работ по обследованию потоков и состава документированной информации представлены на рис. 3.1.

Таблица 3.2 Опросный лист

1

Цех (отдел)

А

Должность

7

Стаж работы по данной специальности

2

Бюро (служба)

5

Образование

8

Основные обязанности (общая формулировка)

3

фамилия, и., о.

6

Стаж работы общий

9

Техническая вооруженность труда

Наименование основных работ, выполняемых в течение года, в том числе несвойственные должности

Среднее время, затрачиваемое на работу, в том числе

Периодичность выполнения данной работы

непосредственное выполнение работ,

%

счетно-вычислительные операции, %

составление писем, сводок и др.,

%

сбор (или передача ) информации, %

совещания, созываемые лично или другими лицами

1

2

3

4

5

с

7

Таблица 3.3 Характеристика технических средств управления

Наименование

Модель

или

тип

Стоимость, тыс. руб.

Для чего используется

Количество

одного

устройства

всех

устройств

все

го

в том числе по подразделениям

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

При разработке схемы существующего документооборота предприятия вставляется матрица, в которую вносятся шифры цехов, отделов, а также участков и служб в соответствии с существующим структурным делением. Для существующих предприятий схема документооборота составляется на уровне цехов отделов, так как схема на уровне более мелких структурных подразделений может быть громоздкой и необозримой. При необходимости составляются Мнительные схемы документооборота внутри цехов и отделов.

Для анализа использования информации при формировании документов является схема информационных связей между документами. Она дает представление о направлениях информационных потоков и позволяет определить перечень исходной информации, потребной для формирования выходной информации при разработке алгоритмов.

Обследование потоков и состав информации на предприятии в зависимости от конкретных целей и сроков может быть проведено в сокращенном объеме, т.е. без составления схем документооборота и информационных связей или без определения объемов информации.

Рис. 3.1. Схема обследования потоков и состава документированной информации

Обследование материальных потоков

Обследование материальных потоков осуществляется с целью выработки рекомендаций по их совершенствованию, а также выявления особенностей потоков, влияющих на характер АСУП. В процессе обследования анализируются:

  • количество получаемой и сдаваемой каждым подразделением продукции;
  • средства транспортировки продукции;
  • средства и формы складирования;
  • периодичность и сроки сдачи продукции;
  • точки учета движения продукции; общая схема материальных потоков.

Система материальных потоков предприятия представляется в виде матричной схемы, в строках которой указываются подразделения-потребители, в графах — подразделения-поставщики. Направление потока из одного подразделения в другое показывается стрелкой. Под стрелкой указываются номера позиций соответствующих наименований деталей, узлов и т. п.

Анализ методов планирования и учета

Анализ методов планирования и учета заключается в изучении применяемых на предприятии (в подразделении) методов планирования и учета производства с целью выбора способов реализации их в АСУП. Для анализа должны быть собраны данные, характеризующие:

  • выпускаемую продукцию;
  • применяемую систему общезаводского планирования;
  • применяемые виды общезаводского и внутрицехового учета и его связь с бухгалтерским учетом;
  • принципы построения и ведения нормативного хозяйства.

Данные о продукции, выпускаемой предприятием, оформляются в виде таблицы. Характеристика существующих методов планирования и учета излагается в виде текстового материала, который содержит описание:

  • применяемой организации работ по формированию годовой программы (составление портфеля заказов, получение и согласование директивных планов, детализация планов производства, расчеты мощностей и загрузки оборудования и т. д.);
  • применяемой методики формирования квартальных и месячных заводских и цеховых производственных программ, организации их корректировки;
  • применяемых методик определения календарно-плановых нормативов и их перечень;
  • применяемых методов и форм оперативного учета работы цехов основного производства;
  • использования данных оперативного учета в бухгалтерском учете.

По каждому из этих пунктов указываются перечень основных расчетов, их периодичность, степень разбивки планов, особенности расчета основных показателей.

Выработка общих рекомендаций по улучшению управления осуществляется по итогам анализа результатов обследования, выявленных недостатков и предложений заказчика и заключается в разработке рекомендаций по улучшению системы управления предприятием.

Краткая характеристика предприятия

Краткая характеристика предприятия содержит основные сведения о параметрах предприятия. Она включает описание следующих частей.

Производственная программа (табл. 3.4) составляется в соответствии с утвержденным планом по выпуску основных видов изделий на текущий год и перспективными планами на 3—5 лет. Приводятся итоговые цифры по числу деталей и деталей операций для каждого вида изделий.

Тип производства и режим работы отражаются в табл. 3.5.

Таблица 3.4 Производственная программа предприятия

Наименование

изделия

Трудоемкость

Себестоимость

Оптовая

цена

Количество наименований деталей и сборочных единиц

План выпуска •

на текущий год

на

197-

год

на

197-

год

1

2

3

4

5

6

7

8

1. Изделие А

2. Изделие Б Запчасти Кооперации

Итого товарный выпуск

Определяется тип производства — массовый, крупносерийный, серийный или индивидуальный в цехах основного производства. Приводится режим работы (односменный, двухсменный, трехсменный).

Структура предприятия. Краткая характеристика включает описание. Она представляется в виде схемы. В случае необходимости к схеме составляется пояснительная записка.

Таблица 3.5 Тип производства, режим работы

Тип производства

Режим

работы

Количество наименований деталей

Количество

операций

Завод

Цех № 1

Цех № 2

Цех № 3

И т. д.

Составляется структурная схема системы управления заводов (от руководителя предприятия до сменного мастера или рядового сотрудника отдела). Для сборочных цехов (участков) дополнительно прилагаются:

  • схема поступления комплектующих изделий из цехов и складов с указанием поставщиков, наименования и количества изделий;
  • данные о темпе выпуска и количестве модификаций изделий, одновременно собираемых на каждом сборочном конвейере.

Состав работающих также включается в краткую характеристику, которая водится в целом по заводу и отдельно по цехам основного производства и отделам завода (табл. 3.6).

Таблица 3.6 Состав работающих

Цехи и отделы завода

Категория работающих

Количество работающих за год

все

го

рабочих

ИТР, служащих

основных

производств

вспомогательных

все

го

ИТР

СКП

все

го

МОП

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Отделы заводоуправления Цехи основного производства Прочие подразделения завода

Всего по заводу

Состав производственного оборудования, инструмента, оснастки, материалов. В перечне указывается общее количество оборудования в разрезе цехов (в том числе по основным видам), а также уникальное оборудование. Приводится количество наименований и объем применяемого на предприятии инструмента и основных материалов.

Перспектива развития предприятия отражается в разделе, в котором приводятся данные о намеченном повышении технического уровня производства на 5 лет: основные разделы плана по вводу новых производственных мощностей, плана подготовки и освоения новых изделий и плана организационно-технических мероприятии на ближайший год.

Выбор объектов автоматизации

Под объектами автоматизации понимаются структурные подразделения (отделы, службы, цехи, участки), в которых автоматизируются отдельные функции и конкретные задачи управления.

Выбор объектов автоматизации заключается в выборе состава автоматизируемых функций и задач управления по подразделениям предприятия, также технико-экономических показателей, отражающих влияние автоматизации на них.

Выбор объектов автоматизации осуществляется на основе проведенного обследования, избранного направления автоматизации и целесообразного объема автоматизируемых функций управления с учетом:

Достигнутого технического уровня средств автоматизации;

возможности приобретения и внедрения технических средств АСУП; подготовленности объекта к внедрению автоматизации управления. Определение объектов и функций, подлежащих автоматизации, производит организация-разработчик с участием заказчика. Перечень объектов сводится в таблицу, в которой указываются: наименование структурного подразделения; шифр подразделения; перечень функций и задач управления, подлежащих автоматизации.

Основными факторами, влияющими на выбор конкретных задач управления, подлежащих автоматизации, являются:

  • недостатки применяемых методов решения отдельных задач; отсутствие контроля за основными параметрами хода производства; большая трудоемкость применяемых методов сбора и обработки информации;
  • недостаточная своевременность и достоверность получаемой управляющим персоналом информации при существующих методах управления.
  • Обоснование выбора задач должно содержать:
  • перечисление задач, позволяющих улучшить хозяйственную деятельность предприятия и снизить трудоемкость управленческих работ; причины выбора тех или иных задач;
  • область применения задач в различных подразделениях и степень их типизации;
  • соображения по использованию результатов решения задач в других направлениях;
  • взаимоувязанность перечня задач (формирование некоторого комплекса); ориентировочную оценку затрат на решение задач.

Выбор технических средств АСУП

Для предварительного выбора технических средств используются данные предпроектного обследования: объемы перерабатываемой информации; перечень задач, подлежащих автоматизации, и требований к ним.

Для выбора средств сбора, передачи и накопления информации представляются следующие дополнительные данные:

  • компоновочные планы предприятия и его подразделений с указанием всех основных размеров и расстояний между отдельными подразделениями;
  • максимальное число сообщений в единицу времени, поступающих с различных участков производства;
  • уровень фактической запыленности и влажности в различных подразделениях, температура и ее колебания;
  • уровень шума в подразделениях.

В случае наличия на предприятии технических устройств, которые можно использовать для автоматизации управления, выполняется инвентаризация указанных средств по местам их установки, выясняются выполняемые ими функции и их загрузка, а также перспективы использования.

Отчет о предпроектном обследовании предприятия

Отчет о предпроектном обследовании предприятия и результатах анализа материалов обследования содержит следующие разделы:

  1. Цель обследования.
  2. Основание для обследования.
  3. Объект обследования.
  4. Организация обследования и состав исполнителей.
  5. Программа обследования.
  6. Характеристика предприятия.
  7. Выводы по анализу организационной структуры предприятия.
  8. Результаты обработки опросных листов и других материалов.
  9. Выводы по анализу функциональной структуры.
  10. Результаты анализа потоков информации с представлением загрузки информацией отдельных категорий работников, данные об объемах информации и т. д.
  11. Выводы по анализу схемы материальных потоков.
  12. Выводы по анализу методов планирования и учета.
  13. Выводы по анализу уровня механизации управленческих работ.
  14. Предложения по: а) совершенствованию организации структуры; б) совершенствованию функциональной структуры; в) совершенствованию потоков информации и форм документов с учетом требований АСУП; г) совершенствованию методов планирования и учета.
  15. Выбор и обоснование объектов автоматизации (конкретных подразделений, функций, задач).
  16. Общие рекомендации по улучшению управления.
  17. Выбор технико-экономических показателей, отражающих воздействие автоматизированной системы на объект управления (ритмичность, себестоимость продукции, рентабельность и т. д.).
  18. Обоснование очередности разработки задач АСУП.
  19. Обоснование предварительного выбора технических средств АСУП.