Создание таблиц базы данных - Создание новой таблицы в режиме таблицы

Создание новой таблицы в режиме таблицы

В режиме таблицы пользователь может создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры.

Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором строки Создание таблицы путем ввода данных в рабочем поле окна базы данных или строки Режим таблицы в окне Новая таблица.

После выбора этого режима сразу открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные. При сохранении этой таблицы Access проанализирует Данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т. е. автоматически создаст структуру таблицы. Таблица имеет 10 столбцов и 21 строку. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и т. д.

Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя, непосредственно редактируя имена в заголовке столбцов. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на области выделения столбца, содержащей его имя, или выполните команду Формат | Переименовать столбец. В результате курсор будет установлен на наименовании поля и откроется возможность его переименования. Для сохранения нового имени щелкните кнопкой мыши в любом месте таблицы.

Если требуется создать таблицу, содержащую более 20 полей, то можно вставить новые столбцы. Для этого установите указатель мыши в области столбца, слева от которого требуется вставить новый столбец, и выполните команду Вставка | Столбец.

Кроме переименования и вставки столбцов, допускается удаление столбцов или изменение их положения в таблице. Для удаления столбца его необходимо пометить, щелкнув кнопкой мыши на его заголовке, и выполнить команду Правка | Удалить столбец. Для перемещения столбца его следует пометить, оставив курсор на заголовке, нажать кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить столбец в нужное место.

В каждый столбец вводятся данные определенного типа. При вводе данных, для которых определены стандартные форматы, необходимо использовать форматы из установленного для этого типа списка. Это позволяет Access автоматически определить тип данных. Свойство Формат поля остается пустым и при отображении данных используется формат по умолчанию. При сохранении таблицы все оставленные пустыми столбцы будут удалены.

По окончании ввода данных во все нужные столбцы необходимо сохранить таблицу, выполнив соответствующую команду. При сохранении таблицы выводится приглашение для создания ключевого поля. При выборе кнопки Да в таблицу будет добавлено ключевое поле типа Счетчик. Если введены данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, и их надо сделать ключевыми, то нужно нажать кнопку Нет. В этом случае пользователь должен самостоятельно создать ключ в режиме конструктора.

Только после сохранения таблицы Access создает ее структуру и делает возможным переход в режим конструктора таблиц. Тип данных каждого поля определяется форматом введенных данных. Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных, формат, указать значения по умолчанию, создать маски ввода, определить условие присвоения значения или добавить новые поля, то эти действия можно выполнить в режиме конструктора.

Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить ее структуру.

Следует заметить, что возможности создания таблицы в режиме ввода данных являются ограниченными и, как правило, требуют доработки таблицы в режиме конструктора. Очевидно и то, что при создании таблицы этим способом пользователь не освобождается от необходимости знать допустимые в Access типы данных и форматы их отображения.

Если при заполнении таблицы правильно выбран формат даты, но при вводе допущена хотя бы одна ошибка, Access так же, как и в случае неверно выбранного формата, определит для такого поля тип данных Текстовый. При вводе ошибочного значения в таблицу с заранее определенной структурой и уже заданным типом данного Access обнаружит ошибку и сообщит об этом.

Формат вводимых в поле чисел, денежных единиц, времени, и даты должен совпадать с одним из форматов, определенных для этих типов данных. В окне конструктора таблиц можно просмотреть список установленных форматов для перечисленных типов данных. Некоторые из них можно изменить на соответствующих вкладках в окне Язык и стандарты. Для отображения этого окна нажмите на панели задач кнопку Пуск, выполните команды Настройка и Панель управления и запустите программу Язык и стандарты.