Создание таблицы с помощью мастера

Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные для включения в создаваемую таблицу.

Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы. Мастер определит ключ таблицы. Может быть создана связь новой таблицы с уже существующими в базе данных. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора.

Непосредственный ввод данных в таблицу

Определив структуру, можно приступить ко второму этапу создания таблицы — вводу данных в нее.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим из окна базы данных выполняется нажатием кнопки Открыть при выделенном объекте Таблица в окне базы данных. Переход в режим таблицы из режима конструктора осуществляется нажатием кнопки Вид на панели инструментов или выполнением команды Вид | Режим таблицы.
Ниже приводится основное назначение кнопок этой панели инструментов.

• Вид — позволяет выбрать режим отображения таблицы из раскрывающегося списка, включающего команды Конструктор, Режим таблицы, Сводная таблица и Сводная диаграмма.
• Сохранить — сохраняет внесенные изменения в активной таблице.
• Печать — осуществляет печать содержимого активной таблицы, не открывая окна печати.
• Предварительный просмотр — отображает одну или несколько страниц таблицы в том виде, который они будут иметь при печати.
• Орфография — подключает поиск орфографических ошибок по всем текстовым значениям полей таблицы.
• Вырезать — удаляет выделенные записи, значения отдельных полей или их части и копирует их в буфер обмена.
• Копировать — копирует в буфер обмена выделенную область таблицы: записи или столбцы, одно или несколько полей, их частей.
• Вставить — вставляет содержимое буфера обмена в выделенную область таблицы.
• Отмена невозможна — отменяет последнее обратимое действие.
• Гиперссылка — вставляет или изменяет адрес в поле с типом данных Гиперссылка для перехода к объектам базы данных (той же или другой), к документам Word, Excel и других приложений Windows, а также к документам глобальной сети Internet или корпоративной сети intranet.
• Сортировка по возрастанию — сортирует записи таблицы по возрастанию значений в выделенном поле или в смежных полях.
• Сортировка по убыванию — сортирует записи таблицы по убыванию значений в выделенном поле или в смежных полях.
• Фильтр по выделенному — отбирает записи на основании текущего выделения данных в одном или нескольких полях, а также в части поля.
• Изменить фильтр — открывает окно фильтра, в котором задаются условия отбора записей в активной таблице, созданный фильтр становится текущим.
• Расширенный фильтр — открывает окно для построения расширенного фильтра на основе бланка запроса QBE.
• Применить фильтр — повторно применяет текущий фильтр, созданный ранее. Применить фильтр и Удалить фильтр — это одна и та же кнопка, работающая с текущим фильтром и активизирующаяся только после первого наложения фильтра.
• Найти — осуществляет поиск по образцу значений в текущем или всех полях таблицы.
• Новая запись — делает текущей новую пустую запись в конце таблицы.
• Удалить запись — удаляет текущую или выделенные записи.
• Окно базы данных — делает активным окно базы данных.
• Создать объект — открывает список объектов и позволяет приступить к созданию нового объекта базы данных: Автоформы, Автоотчета, Таблицы, Запроса, Формы, Отчета, Страницы, Макроса, Модуля.

Кроме того, на панель могут быть добавлены кнопки для работы со связанными таблицами.

• Подтаблица — вставляет подтаблицу в таблицу или запрос и обеспечивает просмотр и обработку связанных записей.
• Развернуть все — открывает связанные записи всех строк таблицы.
• Свернуть все — закрывает все открытые связанные записи в таблице.
• Удалить — удаляет ранее вставленную подтаблицу из таблицы или запроса.
• Справка по Microsoft Access — открывает помощника Microsoft Access, который выдает справочные сведения и советы для текущего состояния.

В режиме таблицы возможен ввод новых записей в таблицу путем ввода значений в ее поля. Дополнение таблицы новыми записями и редактирование записей разрешено по умолчанию, т. к. по умолчанию пользователь имеет имя Admin и ему предоставлены все права доступа к объектам базы данных.

Просмотреть и изменить права доступа к данным таблицы можно с помощью команды Сервис \ Защита \ Разрешения.

При дополнении таблицы новыми записями может быть использован режим ввода записи, при котором видна только вводимая запись. Для перехода в этот режим выполните команду Записи Ввод данных. Для возврата к просмотру всей таблицы выполните команду Записи \ Удалить фильтр.

Очевидно, что вводимые в поля таблицы значения данных должны соответствовать заданным в структуре таблицы типам данных, а способ их записи — допустимым в текущий момент форматам данных. Значения должны удовлетворять накладываемым ограничениям. После ввода значения в ячейку поля при попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных. Если значение не является доступным и преобразование не возможно, например, нельзя преобразовать текст в число, появляется предупреждающее сообщение. Для того, чтобы выйти из ячеек, следует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения.

При заполнении связанных таблиц необходимо обеспечить правильность связей между записями этих таблиц. Так, при одно-многозначных связях таблиц и вводе записей в подчиненную таблицу необходимо отслеживать наличие в главной таблице записей с соответствующими значениями ключевых полей. При изменении или удалении ключевых полей в записях главной таблицы нужно изменить или удалить связанные с ними записи в подчиненных таблицах. Если для связанных таблиц определены параметры целостности в схеме данных, то Access не позволит ввести соответствующую корректной связи записи.