Для автоматизации работы в текстовом редакторе или в табличном процессоре часто применяются макросы. Необходимость использования макросов возникает при многократном повторении нескольких команд или для программирования действий, не заложенных в программе. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.
Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения работы.
Назначение макросов
Макросы часто используются для следующих целей:
- для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;
- для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;
- для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
- для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.
Для создания макроса в Word можно использовать два метода: с помощью средства для записи макросов (макрорекодера) или редактора Visual Basic.
Запись макроса
Средство записи макросов позволяет быстро создавать макросы с минимальными усилиями. При этом макрос записывается в виде последовательности инструкций на языке программирования Visual Basic для приложений. Допускается применение мыши для выбора команд и параметров. Однако действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не записываются. Например, с помощью мыши нельзя перемещать курсор, копировать и перемещать объекты, в том числе перетаскиванием. Для записи этих действий используйте клавиатуру. Запись макроса можно временно приостанавливать и затем возобновлять с того места, где запись была остановлена.
Пример
Пример. Разработать макрос, заменяющий слово Word на MS Word.
1. Выполнить Сервис ® Макрос ® Начать запись.
2. Присвоить имя макросу, можно оставить таким же Макрос1.
3. Нажать ОК.
4. На экране появляется панель 
и измениться курсор.
5. Выполнить Правка®Заменить. Соответственно рисунку заполнить поля в окне.
6. Нажать на кнопку 
.
7. Закрыть окно Найти и заменить.
8. Остановить запись через меню Сервис ® Макрос ® Остановить запись или через панель , нажав на кнопку 
.
Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. После этого для выполнения макроса будет достаточно выбрать команду в меню, нажать кнопку на панели инструментов или нажать сочетание клавиш. Чтобы запустить макрос, можно также выбрать команду Макрос в меню Сервис, команду Макросы, а затем — имя макроса, который требуется выполнить.
Хранение макросов
Макросы хранятся в шаблонах или в документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблоне Normal.dot, чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, то его необходимо сохранить именно в этом документе. Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой. Для копирования, удаления или переименования проекта макросов используют организатор (Сервис ® Макрос ® Макросы, кнопка Организатор).
Выполнение (Удаление) макроса
- Выбрать Сервис ® Макрос ® Макросы.
- Выбрать имя макроса, который требуется выполнить, в списке Имя.
- Если нужного макроса нет в списке, выбрать другой документ, шаблон или список в списке Макросы из.
- Нажать кнопку Выполнить (Удалить).
Просмотр (редактирование) макроса
- Выбрать Сервис ® Макрос ® Макросы.
- Выбрать имя макроса, который требуется просмотреть, в списке Имя.
- Если нужного макроса нет в списке, выбрать другой документ, шаблон или список в списке Макросы из.
- Нажать кнопку Изменить.