Исследование информационных потоков

{toc_noshowall}Проведение исследования потоков информации на стадии предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке заводских автоматизированных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

Программа исследования

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

  • назначение документа;
  • количество одновременно выписываемых экземпляров;
  • наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
  • кем заполняются реквизиты и их показатели;
  • правила формирования показателей;
  • значимость каждого показателя;
  • периодичность составления документов;
  • частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включение вопросов, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы планово-управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. При методе инвентаризации собираются сведения о всех Документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда Регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных Документов.

Прекрасная вилла на Лазурном берегу для вас.

 

Для более успешного и качественного проведения исследования документооборота в процессе диагностического исследования целесообразно подготовить ряд вспомогательных материалов, важнейшими из которых являются следующие:

  • список производственных подразделений;
  • список подразделений органа управления;
  • список и альбом форм документов, циркулирующих в управляющей системе;
  • предварительные шифры показателей и признаков, единые для документов одного наименования; штатное расписание;
  • список внешних организаций.

При этом каждый показатель любого из перечисленных выше документов должен быть соответствующим образом зашифрован.

Предварительный (первоначальный) шифр показателя (признака) состоит из двух частей: первая — шифр документа, в котором он содержится; вторая — порядковый номер показателя в документе. Шифрация показателей производится непосредственно в бланках форм документов, а их порядковый номер оставляется в том месте, где должно стоять значение показателя.

Таблица 2.8 Макет ведомости описания формирования показателей

Ко

п/п

Полный первичный шифр формируемого показателя

Полные первичные шифры показателей оснований (используемых)

Алгоритм формирования показателя

Периодичность разработки документа

Шифр

документа

Шифр

показа

теля

Шифр подразделения-поставщика документа

Шифр документа- основания

Шифр показателя в документе

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вид показателя (плановый, отчетный, нормативный)

Шифр подразделения—потребителя (получателя) документа

Значность показателя (число целых, десятичных знаков)

Вид документа по назначению (плановый, отчетный, нормативный)

Количество выписываемых экземпляров

Количество документов, выписываемых за период

Шифр должности работника, обрабатывающего документ

9

10

11

12

13

14

15

 

 

 

 

 

 

 

Кроме того, каждый работник, проводящий исследование, должен иметь:

  • программу исследования и детальные вопросники;
  • специальные таблицы (ведомости) описания разрабатываемых документов (показателей);
  • конкретный план и сроки своих работ;
  • специальные тетради для записи материалов;
  • предварительный перечень операций (действий) над показателями.

В качестве примера в табл. 2.8 приводится макет ведомости описания формирования показателей.

Особенность заполнения данной формы состоит в том, что при описании процесса формирования показателей используются только условные коды. Это возможно при наличии соответствующих типов шифров, полученных в ходе диагностического исследования и анализа объекта.

Анализ результатов исследования

Описанные в следующем разделе методы для формального описания потоков информации позволяют создать стройную логическую схему получения, обработки, накопления и передачи данных.

Обработка материалов исследования и получения необходимых данных для последующего анализа документооборота выполняется с помощью вычислительных машин. Анализ материалов исследования позволяет получить необходимые сведения для разработки общих контуров модели системы управления и требований к комплексу технических средств АСУП.