Проведение исследования потоков информации на стадии предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке заводских автоматизированных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.
Программа исследования
При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:
- назначение документа;
- количество одновременно выписываемых экземпляров;
- наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
- кем заполняются реквизиты и их показатели;
- правила формирования показателей;
- значимость каждого показателя;
- периодичность составления документов;
- частота разработки показателей.
Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.
В связи с этим в программу исследования целесообразно включение вопросов, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.
Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы планово-управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.
При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.
Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.
Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. При методе инвентаризации собираются сведения о всех Документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.
Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда Регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных Документов.
Вспомогательный инструментарий
Для более успешного и качественного проведения исследования документооборота в процессе диагностического исследования целесообразно подготовить ряд вспомогательных материалов, важнейшими из которых являются следующие:
- список производственных подразделений;
- список подразделений органа управления;
- список и альбом форм документов, циркулирующих в управляющей системе;
- предварительные шифры показателей и признаков, единые для документов одного наименования; штатное расписание;
- список внешних организаций.
При этом каждый показатель любого из перечисленных выше документов должен быть соответствующим образом зашифрован.
Предварительный (первоначальный) шифр показателя (признака) состоит из двух частей: первая — шифр документа, в котором он содержится; вторая — порядковый номер показателя в документе. Шифрация показателей производится непосредственно в бланках форм документов, а их порядковый номер оставляется в том месте, где должно стоять значение показателя.
Таблица 2.8 Макет ведомости описания формирования показателей
|
Ко п/п |
Полный первичный шифр формируемого показателя |
Полные первичные шифры показателей оснований (используемых) |
Алгоритм формирования показателя |
Периодичность разработки документа |
|||
|
Шифр документа |
Шифр показа теля |
Шифр подразделения-поставщика документа |
Шифр документа- основания |
Шифр показателя в документе |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Вид показателя (плановый, отчетный, нормативный) |
Шифр подразделения—потребителя (получателя) документа |
Значность показателя (число целых, десятичных знаков) |
Вид документа по назначению (плановый, отчетный, нормативный) |
Количество выписываемых экземпляров |
Количество документов, выписываемых за период |
Шифр должности работника, обрабатывающего документ |
|
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Кроме того, каждый работник, проводящий исследование, должен иметь:
- программу исследования и детальные вопросники;
- специальные таблицы (ведомости) описания разрабатываемых документов (показателей);
- конкретный план и сроки своих работ;
- специальные тетради для записи материалов;
- предварительный перечень операций (действий) над показателями.
В качестве примера в табл. 2.8 приводится макет ведомости описания формирования показателей.
Особенность заполнения данной формы состоит в том, что при описании процесса формирования показателей используются только условные коды. Это возможно при наличии соответствующих типов шифров, полученных в ходе диагностического исследования и анализа объекта.
Анализ результатов исследования
Описанные в следующем разделе методы для формального описания потоков информации позволяют создать стройную логическую схему получения, обработки, накопления и передачи данных.
Обработка материалов исследования и получения необходимых данных для последующего анализа документооборота выполняется с помощью вычислительных машин. Анализ материалов исследования позволяет получить необходимые сведения для разработки общих контуров модели системы управления и требований к комплексу технических средств АСУП.