Интегрированные системы обработки данных (ИСОД)

На промышленном предприятии при сложившейся системе обработки данных процесс движения и обработки документации соответствует характеру разделения задач между отдельными подразделениями заводоуправления. Такая организация обработки данных обладает рядом недостатков и ограничивает возможности осуществления мероприятий по совершенствованию деятельности аппарата управления производством.

Прогрессивной тенденцией совершенствования обработки данных на промышленных предприятиях является построение интегрированных систем, основанных на организации движения и обработки информации в рамках принятой методологии управления производством при централизации нормативно-справочного хозяйства и реализации вычислительных работ.

Понятие и предпосылки создания ИСОД

Интегрированная система обработки данных — система обработки данных, в которой информация перерабатывается по единой схеме на основе единых для различных задач исходных и нормативно-справочных данных. Это означает, что все процедуры обработки данных рассматриваются как взаимообусловленные элементы неразрывного процесса управления.

В настоящее время ИСОД может быть реализована как в условиях ручного труда, так и при применении счетно-перфорационных и электронно-вычислительных машин.

Основная предпосылка ИСОД— это разделение управленческого труда на «творческие» процессы, связанные с принятием решений и анализом производственно-хозяйственной деятельности, и на чисто механические работы, сводящиеся к простой переписке документов, заполнению форм и т. д.

Различия в организации традиционных систем обработки данных и интегрированной системы связаны с изменением направленности потоков информации и централизации процедур обработки данных. Интегрированная система обработки данных, таким образом, позволяет ликвидировать автономные, во многом дублирующие друг друга системы сбора, переработки данных, организуемые каждым функциональным подразделением органа управления.

Создание интегрированных систем обработки данных предполагает решение как научно-методических, так и практических вопросов. Наибольшую сложность представляют практические вопросы, которые выражаются в переводе действующей системы обработки данных на новые принципы информационного обеспечения. Это означает поэтапный перевод старой организации информационных работ на новые формы. Процесс перевода осуществляется В ходе функционирования действующей системы управления.

Традиционная и интегрированная системы обработки данных

Принципы создания

Основные принципы ИСОД включают:

• четкое распределение всей технологии работ планирования и управления на творческие операции;
• формализацию рутинных механических операций и разработку подробных процедур их реализации в виде инструкций, алгоритмов и машинных программ;
• централизацию обработки данных в специально выделенном структурном звене управления, что позволяет наиболее рационально использовать средства вычислительной и организационной техники, а также внедрить наиболее прогрессивные формы организации труда счетно-конторского персонала, в том числе кооперационное разделение труда;
• организацию единого, централизованного нормативно-справочного хозяйства в ведении аппарата обработки данных, что устраняет разнохарактерность, а зачастую и противоречивость нормативных данных, которыми пользуются различные функциональные службы управления (единое нормативное хозяйство может также стать базой организации развитой системы памяти для хранения базовых и справочных данных);
• реализацию принципа однократного ввода данных в ИСОД с их последующим многоцелевым использованием при проведении различных расчетов;
• рационализацию документооборота, включая упорядочение маршрутов движения документов и построение схемы документооборота с учетом прохождения документов через «фильтр» обработки в специальном структурном подразделении управления, а также упрощения документальных форм;
• высвобождение аппарата, подготавливающего исходные данные (первичные документы), от операций, связанных с поиском и занесением в бланки документов каких-либо справочных или расчетных данных;
• всемерное избавление квалифицированных сотрудников аппарата планирования и управления от «черновой» работы, связанной с подготовкой промежуточных документов, расчетами производственных показателей, поиском и предварительной обработкой справочных данных и оформлением конечных результатов.

В соответствии с этими принципами организуется весь процесс деятельности аппарата управления и строится схема документооборота.

Процесс функционирования ИСОД сводится к точному и строго установленному взаимодействию различных подразделений аппарата управления и службы обработки данных.

Создание группы (центра) обработки данных существенным образом повлияет на характер работы всех уровней управления промышленного предприятия. Это выразится в том, что первичные звенья управления будут освобождены от предварительной обработки и ввода данных для последующей обработки. Кроме того, в условиях ИСОД сократится объем фиксируемых данных, так как представится возможность централизованного хранения постоянных реквизитов. В свою очередь работники отделов заводоуправления будут освобождены от работы по расчету аналитических показателей и заполнению форм документов. Их функции — планирование, контроль и анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Создание единого центра обработки данных существенно повлияет и на организацию и структуру документооборота. Это выразится в том, что вся исходная документация из производства в заводоуправление будет приходить не непосредственно, а через «фильтр» обработки данных; произойдет изменение маршрутов движения документов; изменятся формы представления исходных данных (в связи с унификацией, рационализацией и комплексным использованием первичной информации); изменится соотношение между первичными, промежуточными и конечными документами.

Создание ИСОД повлияет и на организацию информационного обеспечения:

• за счет централизации нормативно-справочного хозяйства (памяти);
• возрастания требований к достоверности нормативных данных и своевременности их обновления;
• повышения комплексности использования исходных данных;
• возрастания объема мета информации.

Кроме того, создание ИСОД приведет к совершенствованию (рационализации) технологии обработки данных и организационной структуры, что выразится в унификации процедур обработки данных, углублении специализации исполнителей, в расширении возможностей применения простейшей счетной техники. С точки зрения организационной структуры изменения произойдут по линии связей между исполнителями и целыми службами, а также, что особенно важно, в соотношении профессионально-квалификационных групп управленческого персонала. Таким образом, практическая реализация ИСОД в деятельности заводоуправления предприятия обеспечивает:

1. создание предпосылок для интеграции всех планово-экономических решений и тождественности показателей, поскольку все они базируются на одних и тех же исходных нормативно-справочных данных, хранящихся в едином центре обработки данных;

2. повышение точности учета и сохранности материальных ценностей, поскольку непосредственные исполнители (кладовщики, учетчики и т. д.) освобождены от расчета сводных, обобщающих показателей;

3. резкое повышение организованности управления, поскольку его работа должна соответствовать единому графику функционирования управляющей системы. Центр обработки данных выполняет в этом смысле функцию синхронизатора процесса решения всех задач управления;

4. повышение ответственности разработчиков нормативов за их точность, поскольку все операции с нормативными данными осуществляются в единой центре техническим персоналом;

5. рационализацию документооборота и сокращение числа данных в первичных документах, поскольку в них фиксируются только сведения фактически совершающихся событий;

6. освобождение высококвалифицированных работников управления от механической и счетной работы.

Важное значение организация ИСОД имеет для внедрения электронной вычислительной техники (ЭВТ) в планирование и управление производством, так как предполагает создание централизованного нормативного хозяйства и формализацию всех процедур обработки данных как обязательные условия эффективного внедрения ЭВТ. По существу процесс внедрения ЭВТ в условиях функционирования ИСОД есть процесс создания электронной системы обработки данных и представляет собой внедрение ЭВМ вместо группы специалистов, выполняющих технические операции по обработке данных.

Нормативная база и формализованное описание процедур обработки данных и формирования документов являются базой внедрения электронных вычислительных машин. Кроме того, освобождение в интегрированной системе обработки данных специалистов от черновой обработки существенно облегчает преодоление психологического барьера при переходе к электронной системе обработки данных.

В условиях функционирования ИСОД в 1,5—2 раза сокращается время внедрения ЭВМ. Однако процесс организации и внедрения ИСОД связан с такими же трудностями, как и внедрение электронной системы обработки данных.

Основа реализации ИСОД в условиях конкретного предприятия заключается в использовании ее принципиальной (логической) схемы, обеспечивающей комплексную увязку всех задач планирования и управления производством. Она позволяет наиболее полно раскрывать характер разделения труда в аппарате управления, роль и место технических средств в осуществлении процедур обработки данных [2].

Разработка схемы осуществляется, как правило, в три этапа. На первом этапе строится принципиальная схема ИСОД, в которой находят отражение основные задачи, решаемые в подразделении органа управления, связи между задачами и массивами нормативно-справочных данных. На втором этапе принципиальная схема ИСОД детализируется в разрезе функций и видов управленческой деятельности. На третьем этапе строится схема формирования показателей, которая может быть представлена в виде упорядоченного по уровням графа показателей — алгоритмической сети. Построение алгоритмической сети формирования показателей создает необходимые предпосылки для подготовки организационно-технических мероприятий, связанных с реализацией ИСОД.

Принципиальная схема ИСОД включает потоки данных, которые по частоте использования разделяются на две группы — базовые и текущие.

Базовые данные, или данные долговременного хранения (многократного использования), представляют собой комплекс постоянных сведений, применяемых в реализации планово-управленческих задач на предприятии. К ним относятся:

• данные о состоянии и использовании ресурсов (номенклатура, характеристики и наличие материалов, оборудования, рабочей силы и других ресурсов предприятия; содержание и условия взаимосвязей с поставщиками и потребителями и т. п.);
• нормативы ведения производственно-хозяйственной деятельности;
• конструкторско-технологические данные.

Текущие данные характеризуют различные стороны производственно-хозяйственной деятельности предприятия за конкретный отрезок времени и подразделяются на:

первичные данные, характеризующие элементарные акты производственнохозяйственной деятельности и их простые совокупности;

сводные показатели, характеризующие состояние и результаты производственно-хозяйственной деятельности по крупным разделам или за длительные промежутки времени. Основной признак этих показателей в том, что их можно получить только в результате определенной арифметической или логической обработки первичных данных.

В «Принципиальной схеме интегрированной системы обработки данных» приняты три вида условных обозначений блоков:

• данные постоянного хранения, включающие нормативы и сведения о ресурсах;
• расчетные операции обработки данных, результатом которых являются сводные показатели;
• материально-вещественные операции как основные для выработки первичных данных.

Принципиальная схема интегрированной системы обработки данных

В целом схема охватывает 34 основные укрупненные задачи планирования и управления на промышленном предприятии, решаемые в 9 подразделениях: отделе главного конструктора; отделе главного технолога; планово-экономическом отделе; отделе материально-технического снабжения; производственно-диспетчерском отделе; отделе главного механика; отделе труда и заработной платы; финансово-сбытовом отделе; бухгалтерии.

Особо выделены цехи и склады, реализуюшие материальные процессы. Схема имеет три символических информационных входа: конструкторской разработки изделий; учета заказов; изучения спроса.

Информационные входы схемы представляют также данные, регистрирующие приобретение материалов, отгрузку продукции, изготовление готовых деталей и изделий, выдачу материалов, получение платежей.

Информационные выходы схемы представляются потоками данных к материально-вещественным операциям, изображенным на схеме. Своеобразный выход схемы — это «ведение баланса», результаты операций которого используются для подготовки отчетности, анализа и принятия решений в новом годовом цикле управления.

Процесс обработки данных на промышленном предприятии в схеме начинается с учета заказов (47) в производственно-диспетчерском отделе. Данные учета заказов используются при планировании отгрузки (48) в финансово- сбытовом отделе и являются основой для конструкторской разработки новых изделий (1) в отделе главного конструктора.

Разработка технологических маршрутов (2) и технико-экономических нормативов (11) производится технологическим отделом, где осуществляется также расчет потребности в оборудовании (3). Технико-экономические нормативы организуются в картотеку и хранятся в памяти системы.

Картотека технико-экономических нормативов используется в большинстве отделов заводоуправления. Так, в планово-экономическом отделе (ПЭО) нормативы используются при обосновании плана производства (13), который строится на основе изучения спроса (46) и с учетом плана оргтехмероприятий (4). При планировании себестоимости (5) наряду с технико-экономическими нормативами (12) ПЭО используются также планы обеспечения, разработанные в других отделах заводоуправления.

Особенно велика роль упорядоченных массивов данных долговременного хранения в работе производственно-диспетчерского отдела. Здесь на основе технико-экономических нормативов (12) и производственной программы (13) осуществляется оперативно-календарное планирование (17). Контроль запасов детален (25) на промежуточных складах ведется на основе картотеки деталей на складе (65).

Отдел материально-технического снабжения, используя технико-экономические нормативы (12) и исходя из плана производства (13), определяет потребность в материалах на программу (14), что составляет основу для разработки сводной заявки на материально-техническое снабжение (8). На основе выделенных по заявке фондов разрабатывается график поставки материалов (22) и рассчитываются нормы запасов материалов (9), которые вводятся по отдельным позициям в картотеку материалов (67). Эта картотека используется в течение года для контроля состояния запасов (10) на базе данных учета движения материалов (61).

Основные данные для планирования труда и заработной платы (27), помимо плана производства (13), поступают из картотеки технико-экономических нормативов (12) и картотеки личного учета (43), по которым определяются численность основных рабочих и данные о наличии численности работников в нужных разрезах. Рассчитанный исходя из нормативов трудоемкости план по труду согласуется с планом организационно-технических мероприятий (4). Для учета труда (29) используются те же базовые данные, т. е. картотека нормативов (12) и картотека личного учета (43).

Организация обслуживания оборудования осуществляется отделом главного механика, где сосредоточен учет движения оборудования (28) и планирование ремонтных работ — разработка графиков планово-предупредительных ремонтов (20). Выполнение этих расчетов связано с использованием картотеки оборудования (19), а результаты их применяются при определении потребности в оборудовании (3) и при учете основных средств (44).

Блок учета основных средств расположен в разделе бухгалтерского учета. Здесь же показаны: расчет заработной платы (30), исходя из данных учета труда (29), выпуска продукции (32), (34) и картотеки личного учета; бухгалтерский учет материалов (15) —по данным о приобретении и выдаче материалов (60), (68); учет себестоимости на основе технико-экономических нормативов (12), данные о заработной плате (30), учет материалов (15) и основных средств (44).

По данным о приобретении материальных ресурсов (60) подготавливаются счета к оплате (75). Итоговым блоком учета хозяйственной деятельности предприятия является ведение баланса (45), который рассматривается как выход системы обработки данных.

Довольно крупный раздел в схеме обработки данных представляют технические операции по обслуживанию финансово-сбытовой деятельности предприятия. Эти операции охватывают целый ряд блоков, рассмотрение которых целесообразно начать с блока «Изучение спроса». Изучение спроса на продукцию предприятия (46) — один из информационных входов системы, который представляет данные, необходимые для разработки плана производства. На основе плана производства продукции разрабатывается план реализации (46) как один из основных для разработки финансового плана (42), учитывающего затраты на производство, необходимые запасы сырья и незавершенного производства, готовой продукции. На основе финансового плана осуществляются кредитные операции (56). Для обеспечения сбыта продукции предприятие разрабатывает планы отгрузки продукции (48) и осуществляет учет отгрузки (63) для контроля запасов готовой продукции на складе (39). Исходя из данных об отгрузке продукции (50), оформляются расчетно-платежные документы (60), направляемые потребителю и в банк.

Рассмотренная схема охватывает лишь технические операции обработки данных. Задачи принятия решении в схеме не показаны, но подразумевается, что функции принятия решений остаются за теми отделами, в рамках которых показан тот или иной расчет.

Организационные условия внедрения ИСОД

Важным и ответственным этапом при создании ИСОД является ее внедрение. Будучи весьма трудоемким и длительным процессом и затрагивая серьезные организационные вопросы, этот этап требует всесторонней и тщательной подготовки и в зависимости от используемого метода внедрения (параллельно, последовательно или смешанно) должен быть своевременно обеспечен следующими необходимыми разработками:

• положениями о службах управленческого аппарата;
• формами документов, их перечнем и общей схемой документооборота;
• системой нормативного хозяйства.

Данные разработки составляют основные разделы проекта ИСОД и осуществляются комплексно, обеспечивая все необходимое при ее внедрении и функционировании [4].

Положения о структурных подразделениях предприятия, определяющие взаимоотношения, задачи и формы работы, права и обязанности различных частей аппарата управления и их конкретных исполнителей, составляют основу совершенствования системы управления предприятием. Они способствуют улучшению организации управления производством, повышению ответственности и укреплению производственной и хозяйственной дисциплины, а также создают нормативно-правовую основу для правильного применения мер дисциплинарного воздействия к подразделениям и лицам, не выполняющим возложенных на них обязанностей.

Разработка положений осуществляется с учетом конкретных условий создания ИСОД. Положения отвечают на основные вопросы, связанные с организационными формами и содержанием деятельности подразделения, и включают следующие разделы: общую часть, основные функции и задачи, права и ответственность, структуру, взаимоотношение подразделений.

Основа системы управления — обработка данных (показателей), содержащихся в различных документах и циркулирующих в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Формы документов как основные носители информации должны отображать виды производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Процессы формирования документов и процедуры их обработки в ИСОД в значительной мере должны измениться, так как существенно меняются маршруты движения и технологии их обработки. При этом серьезное внимание уделяется разработке первичных форм документов с учетом возможности механизированного или автоматизированного процесса их получения и обработки. В результате разработки информационных подсистем создаются соответственно все формы документов, необходимые для фиксации данных в процессе деятельности подразделений.

Внедрение ИСОД предусматривает значительное изменение существовавшего ранее документооборота, которое связано с тем, что большинство существовавших ранее рутинных операций по обработке первичных данных в различных подразделениях будет выполняться централизованно.

Рационализация документооборота достигается путем сведения к минимуму ручных операций регистрации и переписки данных за счет совершенствования самих форм документов, маршрутов их движения, комплексного использования нормативных данных и научной организации труда.

В отличие от существовавшей ранее схемы документооборота маршрут движения значительно изменяется и сокращается за счет ликвидации ряда промежуточных операций •в связи с централизацией обработки данных, причем некоторые маршруты документов будут просто ликвидированы.

С учетом того, что при внедрении ИСОД все нормативные сведения находятся в центре обработки данных, построение схемы документооборота осуществляется на основе:

• создания классификатора (перечня) документов с установлением ответственных за их разработку, сроки формирования и маршруты движения; при этом четко выделяются первичные и сводные формы, а также плановые, отчетные, нормативные;
• на каждую форму документа разрабатывается инструкция с описанием всех процедур обработки показателей и способов их выполнения;
• разработки форм документов соответственно технологическому процессу решения задач и используемых технических средств;
• устранения излишних реквизитов (показателей и признаков) в формах первичных документов, разрабатываемых в структурных подразделениях в соответствии с принципами построения технологического процесса обработки данных;
• унификации форм документов, циркулирующих на предприятии.

Все разработанные и измененные формы должны быть согласованы с вышестоящими звеньями управления как внутри системы, так и в случае необходимости и во внешней среде.

Дальнейшее совершенствование схемы документооборота в ИСОД предусматривает автоматизацию получения первичных (исходных) документов с помощью технических средств. С этой целью в процессе проектирования технологии обработки данных предусматривается возможность получения первичных сведений с помощью средств оргтехники.

Важное звено в функционировании ИСОД — рационально организованная нормативная база, которая представляет все необходимые данные для производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

В процессе функционирования ИСОД на основе первичных нормативов рассчитываются сводные, которые используются в планировании и управлении производством.

Совершенствование производственных процессов и конструкций изделий постоянно вносит изменения в систему первичных нормативов. Это требует соответствующей оперативной корректировки сводных нормативов, что усложняет процесс поддержания и ведения сводных нормативов в соответствии с ходом производства. Поэтому серьезное значение имеет разработка системы поиска и внесения изменений в действующую нормативную базу ИСОД интегрированной системы обработки данных.

Организация и эффективное использование нормативной базы — основной показатель комплексного решения всех задач в ИСОД. Своевременное и четкое проведение процесса внедрения и ввода в эксплуатацию ИСОД достигается на основе тщательно разработанного оргплана работ. Оргплан включает все основные работы по осуществлению переходного процесса от существующей системы обработки данных в ИСОД и ввода ее в эксплуатацию. Поэтому в нем предусматриваются следующие основные виды работ:

• детализация элементов по каждой группе работ;
• организация группы внедрения (количество специалистов), осуществляющей выполнение данных работ.
• Кроме того, процессу внедрения ИСОД должно предшествовать выполнение следующих подготовительных мероприятии:
• написание и размножение рабочих инструкций (операторам) для решения конкретных задач;
• обучение и укомплектование кадров (специалистов) на период разработки, внедрения и дальнейшей эксплуатации ИСОД;
• размножение всех видов документации;
• предварительное ознакомление управленческого персонала с разделами проектов, соответствующих выполняемой ими работе, и т. д.

Организация службы обработки данных

Создание интегрированной системы обработки данных расширяет функции существующих машиносчетных станций, бюро и расчетных групп, реорганизуя их в центры обработки данных, которые должны обеспечивать выполнение всех вычислительных процедур и технических операций по сортировке, контролю, оформлению и размножению документов для всех подразделений заводоуправления.

Основные задачи центра обработки данных (ЦОД) следующие:

• организация сбора первичной информации о состоянии производственно-хозяйственной деятельности предприятия и состоянии внешней среды;
• осуществление комплексной обработки данных при решении задач управления;
• организация и поддержание нормативного хозяйства; доведение обработанных деталей до соответствующих исполнителей функциональных подразделений;
• рационализация форм документов, маршрутов их движения, инструкций по заполнению и обработке;
• удовлетворение всех постоянных, периодически возникающих и случайных информационных запросов со стороны всех подразделений предприятия и других организаций;
• методическое руководство всеми процессами обработки данных с целью поддержания и развития принципа интеграции.
• Центр обработки данных наделяется правами:
• участвовать в утверждении новых форм документов, а также маршрутов их движения;
• согласовывать перечень первичных данных и места их сбора; вносить предложения и контролировать выполнение приказов и распоряжений дирекции по вопросам совершенствования системы обработки данных, механизации и автоматизации управленческого труда.

При построении организационной структуры центра обработки данных необходимо обеспечить наличие двух групп подразделений:

1. группы общего назначения, обеспечивающие работу центра с организационно-методической стороны;

2. технологические группы, формируемые в соответствии с технологическими переходами обработки данных.

К первой группе относятся следующие подразделения: анализа, развития и методологии обработки данных; диспетчирования; нормативов; эксплуатации и обслуживания оборудования.

Ко второй — подразделения приема и контроля исходных данных; распределения и комплектования данных; вычислений; контроля и комплектования выходных данных и размножения документации; корреспонденции.

Организационное оформление перечисленных подразделений в условиях конкретного предприятия может варьироваться в зависимости от его специфики, степени развития системы обработки данных и используемых технических средств. На некоторых крупных предприятиях в структуре центра обработки данных могут быть представлены все перечисленные группы. На средних и мелких предприятиях не все группы получат организационное оформление.

Группа анализа, развития и методологии обработки данных разрабатывает основные принципы совершенствования обработки данных и конкретизирует их в инструкциях-технологиях для каждой задачи. Инструкция должна содержать перечень первичных и нормативных данных, необходимых для решения задачи, установленное время поступления исходных данных, технологический маршрут обработки, нормы времени и расценки на выполнение отдельных операций, общую продолжительность цикла решения задачи, время выдачи конечных результатов потребителям.

Схема взаимосвязей подразделений ИСОД

При использовании счетно-перфорационных и электронных машин обязанностью этого подразделения станет также разработка алгоритмов и программ. Без ведома и согласия методической группы ни одно из подразделений предприятия не имеет права изменять формы и маршруты движения документов или включать в программу работы центра обработки данных новые, не предусмотренные графиком работы документы. Эта же группа анализирует состояние системы обработки данных, разрабатывает предложения по ее развитию и совершенствованию. По инициативе функциональных отделов или с их согласия методическая группа, изучив статистику появления эпизодических задач, отрабатывает методику их решения и вводит их в график работы центра.

По ряду эпизодических запросов, направляемых в ЦОД (например, сообщение об отсутствии нужных материалов), методическая группа разрабатывает стандартные ответы (например, контрольный просчет наличного запаса материала по данному наименованию и соответствующее сообщение центральному складу или отделу материально-технического снабжения).

Диспетчерская группа разрабатывает графики работы ЦОД и принимает меры в случае отклонений от них, а также изыскивает возможности и ресурсы для решения эпизодических задач без нарушения постоянного графика работы ЦОД. Диспетчерская группа согласовывает с функциональными подразделениями сроки представления итоговых данных. На основе этих сроков и рассчитанных (методической группой) циклов решения задач диспетчерская группа устанавливает обязательные для всех подразделений сроки представления первичных данных. Графики решения задач, разработанные диспетчерской группой, передаются также в нормативную группу для своевременной подготовки и выдачи в обработку нормативно-справочных данных. При решении этих задач диспетчерская группа для более рациональной организации вычислительного процесса анализирует возможности совмещения задач с общими промежуточными или исходными и нормативными данными во времени, вносит свои корректировки по срокам решения задачи и согласовывает их с функциональными отделами.

Группа нормативов организует централизованное хранение и выдачу нормативов. Для этого она устанавливает методы организации нормативного хозяйства, порядок внесения изменений в нормативы и в соответствии с установленным порядком хранит нормативные данные, вносит изменения и по требованиям различных групп и функциональных отделов выдает им необходимые нормативные и другие данные долговременного хранения. В соответствии с общим графиком работы центра нормативная группа подбирает необходимые нормативно-справочные материалы по отдельным задачам и в установленное время передает их в группу комплектования. Такой порядок выдачи нормативных данных в обработку обеспечивает сохранение единого процесса движения документов в технологическом процессе и позволяет централизовать передачу Данных через группу комплектования.

Группа эксплуатации и обслуживания оборудования отвечает за поддержание в рабочем состоянии вычислительного и множительного оборудования, специальных средств связи и средств оргтехники, установленных в ЦОД и других подразделениях предприятия. Группа разрабатывает графики ремонтов и проверок оборудования, разрабатывает мероприятия по улучшению использования оборудования, своими силами осуществляет плановые и внеплановые ремонты и проверки.

Группа приема и контроля первичных данных осуществляет прием и регистрацию поступающих первичных данных и проверяет правильность заполнения документов. Перечень документов и требования к их заполнению устанавливаются и утверждаются методической группой. Группа приема и контроля также принимает и проверяет данные для решения случайных и специальных задач.

Группа распределения и комплектования первичных данных готовит данные к вычислительной обработке в соответствии с графиком решения задач, установленным диспетчерской группой. По мере накопления проверенных и зарегистрированных первичных документов в группе контроля и регистрации данных они передаются в группу распределения и комплектования.

В этой группе документы сортируют и подбирают в пачки по задачам или маршрутам обработки, доукомплектовывают инструкциями по обработке и разработочными таблицами для промежуточных и итоговых данных. Такая схема работы группы распределения и комплектования применима в случае ручной обработки данных в ЦОД и использования счетно-клавишных машин. При использовании счетно-перфорационных или электронных вычислительных машин эта группа подготовленные к обработке пачки документов доукомплектовывает макетами перфорации исходных данных, номерами программ или схем коммутации.

Вычислительная группа осуществляет обработку данных в соответствии с инструкциями-технологиями, разработанными методической группой. Первичные данные поступают в вычислительную группу скомплектованными по решаемым задачам с инструкциями-технологиями. При этом в зависимости от наличия вычислительных средств и характера решаемых задач возможны различные варианты специализации расчетчиков в вычислительной группе. Наиболее распространенные способы специализации — предметная и пооперационная.

Группа комплектования и контроля выходных данных осуществляет контроль заполненности и смысловой контроль документов, сортировку итоговых данных по потребителям, оформление итоговых документов в соответствии с установленными требованиями и размножение документов.

Группа корреспонденции осуществляет доведение итоговых данных до потребителей как на предприятии, так и вне его.

В некоторых случаях эта же группа осуществляет сбор данных от других подразделений для решения случайных задач. Постепенно этой группе, очевидно, следует передать всю работу по приему и распределению корреспонденции, приходящей на предприятие, и отсылке исходящей корреспонденции. Такая централизация обработки входящей и исходящей корреспонденции позволяет ввести рациональное разделение труда в этой достаточно трудоемкой работе и установить необходимое оборудование для ее механизации.

На следующих операциях с учетом использования плановых и отчетных сведений производится расчет производных показателен в этом же бланке, например: проценты выполнения плана, коэффициентов простоя, коэффициентов перевыполнения норм выработки, коэффициентов загрузки оборудования и т. п. Обработанный отчет о деятельности цеха в виде готового документа поступает в группу контроля и комплектования выходных данных для его оформления и размножения и после этого передается в соответствующие подразделения заводоуправления. Аналогично производится обработка всех остальных документов, характеризующих фактический ход производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Вся деятельность по обработке данных осуществляется в соответствии с программами выполнения работ и графиками сбора и представления документации.

Узкая специализация работников по техническим операциям позволяет рационально организовать труд и повысить на этой основе его производительность. Тот факт, что каждый работник может и должен выполнять только строго установленный комплекс технических операций, обеспечивает рациональную организацию рабочего места, оснащение его соответствующей оргтехникой. В этих условиях каждый сотрудник может гораздо быстрее и точнее производить обработку документации. Сотрудники, осуществляющие обработку данных, не нуждаются в такой квалификации, как работники функциональных подразделений, и, как показывают расчеты, формирование центра обработки данных может осуществляться в пределах имеющихся смет административно-хозяйственных расходов предприятий и фондов заработной платы управленческого персонала.