Информационное обеспечение - Документооборот

Производственно-хозяйственная деятельность предприятия характеризуется сведениями в документированном или ином виде. Документы являются основным носителем информации на предприятии.

Документы можно классифицировать по разным принципам. Прежде всего их можно разделить на две группы: систематизированные и несистематизированные документы (деловая переписка) [10].

Систематизированные документы в свою очередь делятся на типовые унифицированные (документы, используемые на всех промышленных предприятиях) и индивидуальные (документы, имеющиеся только на рассматриваемом предприятии).

С точки зрения источника формирования документы делятся на внешние и внутренние. Внешние документы разрабатываются вне данного предприятия и характеризуют его производственно-хозяйственные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями: (счета — платежные требования, рекламации). Внутренние документы составляются на предприятии и отражают внутризаводские операции (платежные ведомости на выплату заработной платы, требования цехов на отпуск материалов в производство).

Документы, связанные с внешней средой, в настоящее время являются, как правило, типовыми и утверждаются Министерством финансов или ЦСУ СССР. Поэтому изменение их вида или содержания может осуществляться только в централизованном порядке.

Внутренние документы, создаваемые и циркулирующие внутри предприятия, могут быть подвергнуты изменениям как по форме и содержанию, так и по маршрутам их движения.

Документы, отражающие процессы функционирования подразделений предприятия, различны по своему назначению и разделяются на: конструктор- ско-технологические, учетно-отчетные, плановые, нормативные, административно-организационные и пр.

Группировка документов по назначению позволяет выявить общую закономерность движения документов любого подразделения в зависимости от выполняемых им функций.

С другой стороны, документы могут быть сгруппированы по принципу принадлежности к функциональным задачам управления, Например, технологическая подготовка производства, контроль качества продукции, технико-экономическое планирование и т. д.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. Примерами разовых документов являются счета, платежные требования, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные и сдаточные акты и т. д. Накопительные документы применяются для многократной записи данных о ряде однородных операций, выполняемых постепенно в течение некоторого периода времени.

Большое значение при изучении производственной информации имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии. По периодичности разработки документы разделяются на текущие, ежемесячные, ежедневные, еженедельные, полумесячные, месячные, квартальные, полугодовые, годовые.

В зависимости от способа получения документы разделяются на первичные и производные. Для построения технологических процессов обработки информации важное значение имеет анализ форм первичных документов. Это объясняется значительным количеством форм первичных документов, действующих на предприятии, массовостью их поступления, использованием первичных документов для составления сводных документов.

По количеству отражаемых хозяйственных операций документы подразделяются на однострочные, многострочные. К однострочным относятся документы, в которые записывают хозяйственную операцию; в многострочный документ записывают несколько операций.

По способу охвата хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяют для оформления одной или нескольких хозяйственных операций, информацию о которых записывают одновременно.

Накопительные документы содержат информацию об однородных, периодически повторяющихся хозяйственных операциях за определенный промежуток времени (смену, сутки, неделю).

По полноте информации документы делятся на документы с обязательным минимумом единичных данных и документы с частью обязательных единичных данных.

По способу обработки документы делятся на документы, приспособленные к обработке вручную, на счетно-клавишных машинах и на ЭВМ.

Кроме рассмотренной классификации, принята группировка документов по степени их использования для образования других документов. Проведенное исследование документов на предприятиях показывает, что около половины как внутренних, так и поступающих извне документов являются конечными и служат основанием для принятия решения или отправляются во внешние организации.

Около четверти внутренних и поступающих извне документов относятся к группе документов, используемых для образования только одной формы документа.

По степени участия в технологических процессах управления различают следующие виды производственных документов:

  • основные: производственные документы, содержащие сведения о фактическом или запланированном состоянии предметов труда, средств груда и работниках предприятия;
  • вспомогательные: документы, в которых фиксируются сведения об основных производственных документах;
  • нормативно-технические: документы, содержащие экономические или технические показатели, нормы, справочные сведения, используемые для проектирования и расчетов в течение длительного времени при составлении основных производственных документов (тарифные сетки, стандарты, нормы).

В системе документооборота основные документы делятся на: первичные: документы, содержащие исходную информацию для реализации данной функциональной задачи управления;

промежуточные: документы, составляемые на основе обработки сведений первичных документов предприятия (объединения) и являющиеся исходными для составления директивных документов (сводки, рапорты, отчеты, ведомости и т. п.);

директивные: документы, содержащие указания о достижении поставленных целей (планы, протоколы, задания, решения и т. п.);

результатные: документы, содержащие сведения о достижении целей, установленных директивными документами (акты внедрения, отчеты, справки и т. п.).