Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных. Основой такого интерфейса являются формы.

Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, пользователь имеет возможность добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, проверка ограничений на доступ к данным.

Условие вводится в строку макрокоманды в столбец Условие и задается с помощью логического выражения.

Для образования набора макрокоманд, которые нужно связать с выполнением условия, в их условии записывается (…).

Для объединения объектов в едином диалоговом приложении могут быть созданы так называемые кнопочные формы. Кнопочная форма является панелью управления приложением.

Как было сказано в предыдущей статье, при задании условий отбора можно непосредственно в бланке запроса указать конкретное значение требуемого поля. Однако при решении практических задач пользователь должен иметь возможность вводить значение поля в диалоговом режиме в процессе выполнения запроса. Для этого необходимо определить параметр запроса.

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах базы данных. Результат выполнения запроса — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями. Записи формируются путем объединения записей участвующих в запросе таблиц. Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связи. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запроса по образцу — QBE (Query By Example), с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.